Assistant de direction H/F

Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, (650 établissements et services pour 1,5 milliards de CA annuel) c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.

Dans un contexte de déploiement d'une nouvelle organisation au sein de la Croix-Rouge française, ce poste est clé pour permettre au directeur général adjoint et à son équipe de direction d'animer cette nouvelle organisation. Pour ce faire, l'assistant(e) de direction interviendra pour l'ensemble des filières sur quatre volets principaux : gestion des agendas, organisation des déplacements, gestion et diffusion des informations clés - et en particulier du courrier - et appui opérationnel et logistique.

MISSION 1 - GESTION DES AGENDAS

• Organiser, suivre, mettre à jour et coordonner un ou plusieurs plannings
• Informer des échéances clés à venir
• Préparer les rendez-vous et les déplacements (e.g. réservation de billets de train, taxis, hôtels).
• Réceptionner, filtrer et orienter les contacts

MISSION 2 - APPUI A LA COMMISSION FILIERES

• Rédiger les comptes-rendus de la commission filières
• Organiser les déplacements / séminaires de la commission, en lien avec le cabinet du Président

MISSION 3 - PRÉPARATION ET SUIVI DES RÉUNIONS

• Organiser les réunions : gérer les invitations, réserver les salles, gérer les aspects techniques liés à la vidéoprojection, etc.
• Préparer et diffuser des supports clés des réunions (ordres du jour, comptes-rendus)

MISSION 4 - GESTION ET DIFFUSION DES INFORMATIONS CLÉS

• Concevoir et rédiger des projets de mails, courriers, comptes-rendus, notes de service, etc
• Assurer tout particulièrement le suivi des courriers sensibles
• Gérer les droits d'accès du drive et créer des fichiers partagés si besoin
• Assurer la coordination des demandes impliquant différentes filières
• Appuyer la coordination de la préparation des notes de déplacement (direction générale, présidence) pour les éléments qui relèvent des établissements

MISSION 5 - APPUI OPÉRATIONNEL ET LOGISTIQUE, PONCTUEL ET RÉCURRENT

• Organiser les évènements rythmant la vie du collectif
• Réaliser diverses tâches administratives (saisie des notes de frais, signature des demandes de règlements et devis après accord)
• Gestion des différents abonnements

• Rigueur et organisation
• Aisance relationnelle
• Gestion des priorités et réactivité
• Capacités rédactionnelles très solides (bonne maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe)
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et en particulier de word, d'excel et de powerpoint
• Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité